【町会向け】会員名簿を作るときの注意事項

町会における個人情報の取扱いについて

町会の運営のためには、会員情報の把握は欠かせないものです。お互いの顔や名前を知らせることで、信頼関係や支え合いが生まれ、安心して暮らせる地域コミュニティの実現につながります。

このページでは、町会が個人情報を取得したり、管理したりするにあたって、どのような対応が必要なのか記載しています。

個人情報を適正に管理するとともに、今後の円滑な町会の運営にお役立てください。

個人情報保護法の改正と小規模事業者への法の適用

●平成27年（2015年）9月に改正個人情報保護法が成立し、平成29年（2017年）5月30日に全面施行されました。

●改正前は、5000人分以下の個人情報を取り扱う事業者は法の対象外とされてきましたが、改正後はすべての事業者に個人情報保護法が適用されます。

●この事業者には町内会や同窓会等の非営利組織も該当します。

個人情報保護法の基本的なルール

個人情報を集める、保管するときのルール

個人情報を集める前

個人情報の利用目的をあらかじめ特定しましょう。

●利用目的の特定

事業の内容に照らし、どのような情報を、なんのために、どのように利用するのか、利用目的をあらかじめ定めましょう。

●利用目的による制限

あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはいけません。

本人から個人情報を集めるとき

利用目的は、本人に明示や通知したり、回覧や掲示等したりしてお知らせしましょう。

●利用目的の明示・適正な取得

本人から、直接書面に記入してもらう、パソコンやスマートフォンの画面上で入力してもらう等の方法により、個人情報を集める際には、そのときに、本人に対して、利用目的を明示しなくてはなりません。

（例：本人に個人情報を記入してもらう場合、記入用紙に利用目的を記載しておく）

保管しているとき

個人情報の漏えい等が生じないよう、安全に管理しましょう。

●データ内容の正確性の確保

利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保ちましょう。

利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めましょう。

●安全管理措置

個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の名簿の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じなければなりません。

個人情報を第三者に提供するときのルール

●本人の同意

本人以外の者に個人データを提供する場合はあらかじめ本人の同意を得る必要があります。ただし、以下の場合は同意を得なくても会員以外に名簿を提供できます。

●法令に基づく場合（例：警察からの照会）

●人の生命・身体・財産を守る場合（例：災害発生時の安否確認）

※　会員名簿を会員に配布する場合は、「○○の目的で会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配布するため」と団体の利用目的を特定する必要があります。さらに、会員名簿の配布について、あらかじめ本人の同意を得る必要があります。

●第三者提供に係る記録の作成等

個人データを第三者に提供したときは、文書や電磁的記録等に、「いつ・誰の・どんな情報を・誰に」提供したかを記録しなければなりません。

名簿の取扱いを委託するときのルール

●委託先の監督

個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う必要があります。

（例：名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する。）

●本人の同意や提供に関する記録の作成は不要

利用目的の達成に必要な範囲内において、名簿や名簿に含まれる個人情報の取扱いを委託する場合は、本人の同意や提供に関する記録の作成は不要です。

個人情報保護法に関するQ&A

Q. 個人情報とは？

A. 生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけでなく、住所や電話番号、町内会や同窓会における役職等も、氏名と紐づけて管理している場合には個人情報になります。

Q. すでに配布した会員名簿はどのように取り扱えばよいか？

A. 会の中で認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば、特段何か行う必要はありません。しかし、盗難・紛失等のないよう、適切に管理するようにしましょう。

Q. 新たに会員名簿を作成・配布する場合、変更点のない会員は、以前取得した情報をそのまま利用することになる。その場合どのように取り扱えばよいか？

A. 以前に会員名簿を作成する際、その会員に対して「利用目的」を伝え、「第三者提供」について同意を得ていると思われます。その場合は改めてなにか行う必要はありません。

参考

自治会・同窓会向け「会員名簿を作るときの注意事項」（個人情報保護委員会） [PDFファイル／4.82MB]

個人情報保護法に関する質問・疑問等のお問合せ先

個人情報保護法相談ダイヤル

電話　03-6457-9849

（受付時間　土曜祝日及び年末年始を除く9時30分〜17時30分）